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关于做好2022届毕业研究生档案整理及转递工作的通知

日期:2022-06-03 点击数: 来源:

各研究生培养单位:

根据《吉林大学研究生档案管理办法》(校研院字[2021] 69号)的相关要求,为切实保障我校2022届毕业研究生档案及时、准确转递,现将相关工作安排如下:

一、整理档案

(一)毕业研究生档案由各培养单位负责整理,研究生档案一般包括以下内容:

1.入学材料:入学的研究生除原个人档案应有材料外,还应包括攻读硕士(博士)学位研究生录取登记表、推荐免试攻读学历研究生录取登记表等材料。

2.学习材料:各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩表等材料。

3.学籍材料:各学习阶段结业、肄业、退学,休学、转学、保留入学资格、复学等材料。

4.鉴定材科:各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料。

5.实习材料:各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。

6.毕业材料:高校毕业生(毕业研究生)登记表、毕业生(毕业研究生)就业通知书等材料。

7.学位材料:各学习阶段学位申请、授予等材料。

8.奖励材料:各学习阶段获得各级表彰奖励的材料,包括各类奖学金登记表及“十佳研究生”“自强自立研究生”等其他荣誉表彰证明材料。

9.处分材料:在校期间触犯国家法律、违反校规校纪等形成的各类处分材料。

10.组织材料:团员档案(入团申请书、入团志愿书等),入党积极分子材料(入党积极分子相关考察材料、思想汇报等),党员档案(包括入党志愿书、入党申请书、政治审查材料、转正申请书、培养教育考察材料、自传等),民主党派材料(申请书、登记表等)。

11.体检材料:入学体检表、毕业生体检表等材料。

12.出国(境)材料:因公(私)出国(境)审查表、备案表,在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。

13.工作经历材料:应征入伍,入学前参加工作期间的工资、考核、职务(职称)、劳动合同等材料。

14.其他具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。

(二)档案整理、密封使用研究生工作部统一制作的档案袋及封条。

(三)档案袋封面已印制档案明细表,各培养单位在整理毕业研究生档案过程中需将档案明细情况相应予以标注。

(四)毕业研究生档案袋及EMS档案专用封装袋封装时,须密封好并在“骑缝处”加盖培养单位公章。

二、档案转递

(一)毕业研究生档案转递流程

1.信息统计

毕业研究生按照《2022届毕业研究生档案转递信息统计表》(附件1)填报档案转递信息。

2.培养单位审核

由各培养单位研究生秘书或专职辅导员对研究生填报的信息进行审核。

3.档案转递

1EMS邮寄

毕业研究生档案通过EMS邮寄。

2)本校就读

各研究生培养单位由专人负责将本校读博研究生档案转入相关研究生培养单位,做好档案交接记录。

3)档案暂时留校

离校时未落实工作单位的毕业生原则上不建议将档案留在学校存放。确需留校存放的,可由本人提出申请,签订保管协议,培养单位审核,档案暂时留校保存。各研究生培养单位指派专人负责办理研究生档案留校事宜,做好申请、存档等工作。

(二)毕业生档案转递说明

1.毕业生到机关、事业单位、国有企业等具有档案管理权限的单位就业的,其档案寄送至就业单位档案管理部门。

2.到私营企业、外资企业就业或自主创业、从事自由职业等无档案管理权限的单位就业的,档案可寄送至就业地或户口原籍所在地的公共就业和人才服务机构,由其提供人事代理服务。

3.考取外校博士研究生的毕业生,其档案根据录取院校的具体要求寄送至录取院校。

4.考取本校博士研究生的毕业生,其档案由所在培养单位档案负责人或委派专人转递至毕业生就读所在培养单位档案负责人,并办理好档案交接手续,存档备查。

5.毕业生出国留学的,可将档案邮寄至留学服务中心或具备海外学历认证资质的人事代理机构,或原籍所在地的公共就业和人才服务机构,由其提供人事代理服务,也可根据自身实际情况选择其他具备人事代理服务资质的机构托管。

6.未落实就业单位或暂缓就业的毕业生,其档案可寄送至原籍所在地的公共就业和人才服务机构,由其提供人事代理服务,也可根据实际情况选择各省市公共就业和人才服务机构。

7.已明确不能毕业研究生,其档案转递至原籍或研究生本人指定的人事代理部门。

8.原则上研究生档案不得交由本人自带,如有特殊原因需自带的,应出示用人单位调档函或相关证明。

9.毕业生到就业单位报到或档案寄送至公共就业和人才服务机构后,应立即向报到单位档案管理部门或公共就业和人才服务机构查询本人档案是否签收。如未收到档案,可及时与所在培养单位档案邮寄负责人咨询。

10.档案寄到指定地点一般需三到五个工作日左右,寄出后即可凭“快递单号”通过EMS网站或服务电话查询邮寄信息,查询电话:11183或网站查询www.ems.com.cn

三、工作要求

(一)各培养单位需按照毕业研究生档案内容,做好材料填写及整理,确保材料完整,格式及内容规范。

(二)各培养单位在进行毕业研究生档案袋封装及转递过程中,需严格按照工作要求执行。

(三)对研究生的奖励、处理、处分及解除处分材料,应当真实完整地归入毕业研究生档案。

(四)各培养单位需认真与毕业研究生核对档案转递信息,避免出现档案丢失、无法送达等情况。

(五)EMS邮寄单由邮局统一打印,档案整理完成后,培养单位自行与邮局工作人员联系,领取EMS邮寄单及档案专用封装袋,完成邮寄单粘贴、邮寄专用封装袋密封等事项,填写《2022届毕业研究生档案邮寄凭证》(附件2),完成档案收取及邮寄。

(六)培养单位须在毕业研究生档案转递后将档案物流相关信息保存并发送给毕业研究生,方便毕业研究生落实档案去向。

四、时间安排

(一)68-610日,为各培养单位配送毕业研究生档案袋、档案袋封条等备品。

(二)613-623日,毕业研究生填报档案转递信息,各培养单位对研究生档案材料进行整理、审核档案转递信息、开展档案邮寄等工作。

(三)624日后,各研究生培养单位负责人对未办理档案转递的毕业生办理转递。

五、工作联系人

(一)研究生档案室:

赵洁斯 1834317062885167760

张晏菘 1991726778885167807

(二)中国邮政:

陈斌 17843093777


党委研究生工作部

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